Per 1 januari 2027 is het voor verenigingen, VvE’s, BV’s, NV’s, coöperaties en onderlinge
waarborgmaatschappijen mogelijk dat de algemene vergadering uitsluitend digitaal plaatsvindt.
De volledig digitale vergadering heeft een facultatief karakter; het is voor rechtspersonen dus
niet verplicht om op deze wijze te vergaderen. Een volledig digitale vergadering wordt een optie
naast de reeds bestaande mogelijkheden van een fysieke of hybride algemene vergadering.
Het is aan de rechtspersoon om zelf een keuze te maken ten aanzien van de vergadervorm.
In tegenstelling tot bij een vereniging en een VvE is het bij een NV, een BV, een coöperatie
en een onderlinge waarborgmaatschappij noodzakelijk dat de statuten worden gewijzigd om
een volledig digitale vergadering mogelijk te maken. Hiervoor is in ieder geval een meerderheid
van de aandeelhouders nodig (zie artikel 2:121 lid 1 BW; artikel 2:231 lid 1 BW; en artikel
2:53a BW jo. artikel 2:43 lid 1 BW).
In het wetsvoorstel is niet gekozen voor een dwingend voorschrift van een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit. Reden hiervoor is om het zoveel mogelijk aan de rechtspersoon zelf over te laten om te bepalen hoe zij tot het besluit komt om al dan niet volledig digitaal te vergaderen. Het is immers mogelijk dat de statuten bepalen dat voor dit besluit een gekwalificeerde meerderheid dan wel unanimiteit nodig is.
Door een amendement (TK 36489, nr 15) is het ook mogelijk dat het bestuur zonder een
statutaire grondslag een volledig digitale vergadering uitroept indien er sprake is van een
uitzonderlijke omstandigheid waardoor de continuïteit van de besluitvorming of de veiligheid
en gezondheid van de vergadergerechtigden ernstig in gevaar komt. Het moet dan gaan om
een pandemie, natuurramp, oorlog, terrorismebedreiging of een andere onverwachte calamiteit.
De rechtspersoon zal een voorgenomen statutenwijziging met betrekking tot het digitaal
vergaderen vooraf aan de algemene vergadering kenbaar moeten maken. Het ligt op de weg
van de rechtspersoon om dan ook de regeling of protocol te overleggen waarin de modaliteiten
voor het uitschrijven van een digitale vergadering zijn opgenomen. De staatssecretaris heeft
hierbij verwezen naar voorbeelden van bepaalde vennootschappen (TK 36489, nr 6 blz. 24).
Stb. 2026, 161 en 259
PS Uit de praktijk blijkt dat veel rechtspersonen ondanks het verval van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid sinds 1 februari 2023 nog steeds volledig digitaal hebben vergaderd. Omdat hiervoor een wettelijke grondslag ontbreekt, zijn de genomen besluiten ongeldig. Onder bepaalde voorwaarden kunnen deze besluiten worden gerepareerd.